Como Criar Documentos ISO 9001 Que Todos Realmente Entendam (Sem Sofrer!)

1. O Erro Mais Comum? Escrever Para o Auditor, Não Para a Equipa

Quantas vezes já leste (ou escreveste) um procedimento tão complicado que até tu ficaste sem paciência para o terminar?

A ISO 9001 nunca disse que precisas de linguagem jurídica ou frases enroladas. O objetivo é que qualquer pessoa consiga compreender o que está ali.

Escreve para a tua equipa. Não para impressionar o auditor.

2. Os Documentos Essenciais da ISO 9001 (Sem Enrolar)

Não precisas de criar um dossiê com 300 páginas. Aqui estão os documentos base que realmente importam:

• Política da Qualidade — curta, com propósito e alinhada com o negócio.

• Objetivos da Qualidade — mensuráveis, reais e alcançáveis.

• Procedimentos Essenciais — foco nos processos chave (não precisas escrever tudo!).

• Gestão de Documentos e Registos — quem faz o quê, onde se guarda e por quanto tempo.

• Gestão de Não Conformidades e Ações Corretivas — simples, mas eficaz.

• Auditorias Internas — planeamento, execução e ações.

3. Como Escrever Documentos Que Realmente Ajudam

✦ Usa linguagem simples, direta e humana

Nada de "por conseguinte" ou "deverá ser". Escreve como falas com a tua equipa:

"O responsável da produção verifica o registo no final do turno."

✦ Formata bem: usa tópicos, tabelas, fluxogramas

• Listas ajudam a organizar.

• Tabelas resumem tarefas e responsáveis.

• Fluxogramas mostram o caminho de forma visual.

✦ Envolve quem faz

Pergunta à pessoa que executa o processo como ela faz — e escreve com base nisso. Isso cria aderência real.

✦ Valida com a equipa antes de fechar

Mostra o documento à equipa. Vê se entendem. Pergunta se ajuda. Ajusta.

👉 Em breve, partilho contigo um artigo prático sobre como usar Inteligência Artificial para escrever documentos ISO claros e objetivos — fica atento(a)!

4. Um Exemplo Prático (Simples e Eficaz)

Procedimento de Reclamações

Objetivo: garantir resposta rápida e eficaz a reclamações de clientes.

Responsável: Atendimento

Passos:

1. Receber a reclamação e registar no formulário.

2. Informar a coordenação.

3. Identificar causa e planear ação.

4. Comunicar ao cliente.

5. Arquivar registo com data e ação tomada.

Simples, útil e claro. Sem complicações.

Conclusão: Escrever para Usar, Não Só para Arquivar

Documentos ISO 9001 devem ser ferramentas vivas. Devem ajudar, orientar e organizar. Se não estão a ser usados, revê-os. Simplifica.

Lembra-te: Qualidade é clareza, e clareza é poder.